اطلعنا على كتاب سمو الأمين العام لمجلس الوزراء رقم 467 بتاريخ 13−1−1441هـ بشأن محضر اللجنة المشكلة بالأمر رقم 25808 بتاريخ 29−5−1439هـ لوضع الآلية اللازمة التي تسهم في معالجة ظاهرة فقدان أصول مستندات الصرف النظامية من قبل بعض الجهات الحكومية والمؤسسات والشركات المتعاقد معها .. إلخ. وما أوضحه سموه من أن هيئة الخبراء بمجلس الوزراء درست الموضوع بمشاركة مندوبين من الجهات ذوات العلاقة، وأعد المجتمعون المحضر رقم (1903) بتاريخ 5−11−1440هـ، كما أعدت الهيئة مذكرتها رقم (2231) بتاريخ 26−12−1440هـ المتضمنة التوصية بما يلي:

أولاً : على القسم المختص في الجهة الحكومية عند صرف مستحقات موظفي الدولة، ومستحقات التعامل بين الجهات الحكومية، والقطاع الخاص القيام بما يأتي:

1− الاحتفاظ بصورة من أصل خطاب التعميد أو التكليف وإعطاء المستفيد أصله، ليصرف للمستفيد استحقاقه بعد تقديمه ذلك الأصل عند مطالبته.

2− ربط خطاب التعميد أو التكليف برقم الحصر الخاص بالنفقة وتسديد الرقم قيدياً في بيان المصروفات أثناء البت في إجراءات الصرف.

ثانياً: التأكيد على ما قضى به البند (ثالثاً) من الأمر رقم 37993 بتاريخ 30−7−1439هـ الذي ينص على “ توجيه جميع الوزارات والأجهزة الحكومية الأخرى الممولة من الميزانية العامة للدولة بإدخال المعلومات المحددة في منصة (اعتماد) لأي التزام سواء تعميد أو عقد أو شراء مباشر وفق التعليمات المحددة لاستخدام المنصة، ولا يتم الالتزام إلا بعد استخراج الرقم المرجعي من المنصة، ما لم يستثن معالي وزير المالية جهة أو التزاماً معيناً بشكل مؤقت لمدة لا تتجاوز (سنة) واحدة ”.

ثالثاً: الإسراع في أتمتة جميع الإجراءات المالية في الأجهزة الحكومية وتنفيذ ما قضى به البند (رابعاً) من الأمر رقم 57231 بتاريخ 10−11−1439هـ الذي ينص على أن “ على الجهات الحكومية استخدام التوقيع الإلكتروني وكل ما يتعلق بالتصديق على البيانات والمستندات والوثائق الآلية والمراسلات الإلكترونية وفقاً لنظام التعاملات الإلكترونية، بالتنسيق مع المركز الوطني للتصديق الرقمي، ووفق ما تصدره الهيئة الوطنية للأمن السيبراني لحماية البيانات في هذا الشأن ”.

رابعاً: أرشفة جميع مستندات الصرف النظامية وما يرتبط بها من مستندات من خلال نظام أرشفة إلكتروني حديث وآمن ومتكامل؛ تنفيذاً لما نص عليه البند (أولاً) من الأمر رقم 57231 بتاريخ 10−11−1439هـ من أن “ على كل جهة حكومية أرشفة وثائقها ومستنداتها وعقودها وقراراتها وخطاباتها وبياناتها إلكترونياً، وربطها بأنظمتها المالية والإدارية في نظام آلي يساعدها على سرعة الوصول إليها؛ تمهيداً للارتباط آلياً مع الديوان العام للمحاسبة ”. وما أشار إليه سموه من أن اللجنة العامة لمجلس الوزراء اطلعت على الموضوع، ورأت بتوصيتها رقم (284) بتاريخ 12−1−1441هـ الموافقة على التوصيات التي انتهى إليها المجتمعون في المحضر المعد في هيئة الخبراء بمجلس الوزراء المشار إليه، المؤيد بالتوصية المعدة في مجلس الشؤون الاقتصادية والتنمية رقم (9−57 /40/د) بتاريخ 19−11−1440هـ .

ولموافقتنا على ما رأته اللجنة العامة لمجلس الوزراء بهذا الشأن؛ اعتمدوا إكمال ما يلزم بموجبه.

سلمان بن عبدالعزيز آل سعود

رئيس مجلس الوزراء